PR (public relations)

PR er forkortelsen af det engelske begreb public relations, som direkte oversat til dansk betyder offentlige relationer.

PR arbejde handler om at skabe kendskab til ens projekt hos dem man på eller anden måde, ønsker at involvere i projektet. Det kan være dem, man gerne vil have til at deltage i ens event, men det kan også være borgere i lokalområdet eller samarbejdspartnere, eksempelvis andre skoler.

PR-teamets vigtigste opgave er at formidle visionen bag projektet og eventens indhold på en tydelig og spændende måde.

Interessenter

Første skridt i PR-arbejde er at finde ud af hvem ens interessenter, eller modtagere, er. Det vi sige dem, man ønsker, skal have information om ens projekt, og som man ønsker at præge med projektet. Interessenterne kan inddeles i forskellige kategorier alt efter hvordan, man ønsker de skal involveres i projektet. Typiske interessenter kan være:

• Deltagerne – det vil sige dem, man ønsker, skal deltage i eventen
• Samarbejdspartnere – det kan være andre elevråd eller organisationer, man er en del af eller samarbejder med
• Den brede offentlighed – det kan være ens lokalmiljø eller hele landet

Forskellige interessenter har forskellige grunde til at involvere sig i ens projekt, og har derfor også forskellige behov. At fange deres interesse kræver derfor at de bearbejdes på forskellige måder, og at man promoverer sit koncept afhængigt af modtageren.

Koncept

Et projekt taler ofte til flere interessantgrupper og deres informationsbehov er meget forskelligt. Derfor er det vigtigt at PR-teamet gør sig klar hvilket budskab – eller pr-koncept - man overordnet ønsker at formidle. Tag udgangspunkt i konceptet som er lavet i fællesskab med de andre. Hvilket mål er blevet defineret? Hvad er det konkrete indhold? Og hvilket budskab ønsker I at sende?

Det kan være en god ide at starte med at få følgende ting på plads:

• Indhold: Hvad kommer der konkret til at ske til (eksempelvis) eventen? Hvad kan deltagerne forvente sig?
• Budskab: Hvad ønsker I at signalere med (eksempelvis) eventen? Hvilken forandring ønsker I at understøtte/hvad er jeres budskab?
• Relevans: Hvorfor er det vigtigt at deltage? Hvad for man ud af at deltage?
• Praktiske oplysninger: Hvor og hvornår foregår (eksempelvis) eventen? Er der andre praktiske ting, som kan være vigtigt for deltagerne at vide på forhånd?

Når I har fået styr på basiskonceptet, kan I begynde at overveje, hvordan I ønsker at formidle det. Det vil sige, hvordan I gør konceptet spændende og indbydende.

• Titel: Hvad kalder I eventen/ jeres sag? Kan man finde en overskrift som både er informativ og vækker nysgerrighed?
• Skal I have et specielt grafisk udtryk?
• Hvad kan I ellers gøre for at skabe opmærksomhed om eventen?

Værktøjskassen – hvordan når man interessenterne?

I det følgende kan du læse mere om hvilke behov, de forskellige interessenter typisk har, og hvilke værktøjer du kan tage i brug for at nå dem.

Deltagere

Deltagerne er i forbindelse med vores projekt de elever der skal deltage i (eksempelvis) eventen. PR -teamets opgave i forhold til at gøre dem opmærksomme på, at eventen finder sted og give dem lyst til at deltage.

• Hvordan skal eventen promoveres, så deltagerne har lyst til at komme?
• Vil I lave plakater, flyers eller andet?
• Har I adgang til andre medier som i kan bruge til at fange deltagernes opmærksomhed? (Skolens intranet og hjemmeside, skolebladet eksempelvis)

Samarbejdspartnere

Samarbejdspartnere er en bred betegnelse der dækker interessenter, som ikke kommer til at deltage aktivt i eventen, men som kan have en slags faglig interesse i projektet. Det kan være spændende at formidle sit budskab til samarbejdspartnere for på den måde at knytte et tættere bånd. I forbindelse med vores projekt kan det for eksempel være andre afdelinger på skolen, andre HG-elevråd. Denne gruppe interessenter kan ofte nås via:

• Faglige organisations medier (medlemsblade, hjemmesider eksempelvis)
• Skolens fælles hjemmeside

Den brede offentlighed

Den brede offentlighed omfatter interessenter, som ikke skal deltage i eventen, og som man ikke deler faglige interesser med. Det kan være borgere i lokalmiljøet eller resten af landet. Denne gruppe kan være svær at få kontakt med, da der skal meget til at fange deres opmærksomhed i den daglige nyhedsstrøm. Alligevel kan det være spændende at prøve kræfter med denne gruppe. Dels fordi man hermed for mulighed for at skabe positiv opmærksomhed om sin skole og uddannelse, dels fordi det ganske enkelt er sjovt og lærerigt at prøve den salgs arbejde af. Den brede offentlighed nås ofte via offentlige medier:

• Lokalavisen/tv-stationen/radioen
• Landsdækkende medier

Pressearbejde

Det er oplagt at bruge pressen til at nå ud til samarbejdspartnere og den brede offentlighed. Det er på ingen måde nødvendigt at fokusere på de to grupper i forbindelse med vores projekt, så det er noget PR-teamet, kan sætte i værk, hvis der er tid, overskud og frem for alt lyst.

Vælger man at give sig i kast med pressearbejde, er det en god idé at:

• Finde ud af hvordan ens projekt kan gøres relevant for andre, så en journalist for lyst til at lave en historie om projektet – hjælp journalisten med at formulere historien
• Finde en talsperson der kan udtale sig og forklare om projektet
• Tage kontakt til det medie man har lyst til at satse på og sælge historien

Formidling af konceptet og det fælles projektmål

Som udgangspunkt er opgaven for PR-teamet ikke at omdefinere projektmålet, men at formidle det. Det er ofte en udfordring for et PR-team at holde sig til det mål, som er blevet defineret i fællesskab, fordi man i formidlingsarbejdet opdager, at målet måske ikke er det helt rigtige, det vil sige det mest relevante for interessantgrupperne.

PR-teamets oplevelse af at det fælles projektmål er skævt, er en vigtig erkendelse for hele projektet. Det er en god idé at PR-teamet tackler denne erkendelse ved at huske på, at den primære opgave er at formidle og ikke omdefinere målet. Når det er sagt, så er det jo afgørende for hele projektet at interessenterne kan bruge projektet, derfor skal PR-teamets analyse også tages seriøst. Oplever PR-teamet, at målet er skævt, er det derfor vigtigt at sige til, så bekymringen kan håndteres kollektivt.